Odoo adalah software Enterprise Resource Planning (ERP) yang lengkap dan modular. Idealnya sebuah ERP Kampus didalamnya terdapat modul Finance Accounting, Purchase, Sale dan CRM (Contact for customer and supplier), HR + Payroll, Manufacturing, Project Management, Document Management, Inventory and Warehouse Management, Dashboards, serta untuk keperluan dalam satu (1) induk yayasan dapat mendukung Multi-company, Multi-currency, dan Multi-language.

Dalam implementasi di sebuah kampus, Module2 harus dimodifikasi terutama untuk penambahan fitur yang terkait dengan pengelolaan data mahasiswa dan historis nilai kuliah, dosen, alumni, dan tarif2 seperti keluarga mahasiswa dll.

Disamping itu, dengan adanya ketentuan dari DIKTI bahwa semua perguruan tinggi wajib melaporkan aktivitas operasionalnya masing-masing, perlu adanya module yang bisa berinterface dengan sistem yang disediakan oleh DIKTI dengan format data tertentu.

Berikut ini gambaran sistem informasi yang seharusnya ada pada sebuah perguruan tinggi di Indonesia.

Keterangan modul:

Table Caption
Module Keterangan
Table Footer
Academic Information System

Core sistem informasi akademik. Terdiri dari modul:

  • Penerimaan mahasiswa baru / Online Offline
  • Data Mahasiswa
  • Data Kelas
  • Data Jadwal
  • Data KRS, KHS, dan Transkrip Nilai
  • Data Beasiswa
  • Master data Matakuliah dan Kurikulum
  • Data Dosen, kaitan dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi (Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian Masyarakat)
  • Data Survey EDOM (evaluasi dosen oleh mahasiswa) secara online
Budgeting Modul anggaran perguruan tinggi. Proposal Terpisah dengan yang ini.
Accounting Modul akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan sesuai standard laporan perguruan tinggi di Indonesia
HRD & Payroll Modul pengelolaan data Dosen dan Karyawan perguruan tinggi dan sistem penggajian
Fix Asset Management Modul pengelolaan data Aktiva Tetap suatu perguruan tinggi
Purchasing Modul pengelolaan proses permintaan, pengadaan, dan pembelian Aktiva Tetap dan Bahan Habis Pakai
Warehouse Modul pengelolaan data barang Aktiva Tetap dan Habis Pakai di gudang
PD DIKTI Modul interfacing dengan sistem PD DIKTI (web service dan import CSV)
SPC BNI Modul interfacing dengan sistem Student Payment Center (SPC) BNI/bank lain, sehingga mahasiswa dapat membayar tagihan uang kuliah melalui ATM (dan channel lain) BNI/Bank lain dan mengakibatkan Tagihan Mahasiswa (invoice) di Odoo menjadi Paid status
PORTAL Mahasiswa Modul yang menampilkan histories khusus mahasiswa pembayaran, event aktivitas mahasiswa, jumlah sks, transkrip nilai, dosen PA, dll (web service /API dan import CSV), mahasiswa bs download gratis icon melalui Play-Store & App-Store

Benefit

Dengan mengimplementasikan sistem ERP perguruan tinggi, maka perguruan tinggi akan mendapat benefit seperti di bawah:

  • Mahasiswa dapat melakukan pendaftaran secara online melalui portal web
  • Mahasiswa dapat melakukan pembayaran uang pendaftaran dan uang kuliah melalui channel ATM/ SMS/ Internet Banking (contohnya BNI)
  • Mahasiswa dapat melihat data tagihan, nilai, KRS/KHS, dan tugas secara online melalui portal web
  • Data mahasiswa tercatat rapi mulai dari proses penerimaan, seleksi ujian masuk, menjadi mahasiswa, nilai perkuliahan, sampai dengan lulus dan menjadi alumni.
  • Data keuangan mahasiswa terintegrasi dengan sistem Akunting dan Keuangan
  • Data nilai mahasiswa tercatat aman sehingga tidak semua orang bisa mengakses / merubah data nilai mahasiswa di sistem
  • Dapat menampilkan laporan keuangan sesuai dengan standard perguruan tinggi di Indonesia
  • Dapat menghasilkan data laporan aktivitas perkuliahan dan dosen untuk disampaikan ke DIKTI melalui web service maupun import CSV
  • Proses bisnis perguruan tinggi terjadi secara online dan paperless antar unit kerja
  • Proses permintaan pengadaan barang (aktiva tetap dan habis pakai) dari unit kerja dan pengadaan serta pembelain ke Supplier tercatat dengan rapi (proses supply chain management)
  • Data aktiva tetap tercatat dengan rapi, berikut lokasi, kondisi, siapa yang terakhir memegang, daftar inventaris ruangan, depresiasi terhitung otomatis dan masuk ke laporan akunting
  • Data aktivitas dosen tercatat dengan rapi meliputi kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat untuk menghitung nilai KUM
  • Pada akhirnya akan Meningkatkan Nilai Akreditasi Perguruan Tinggi

Fitur Module Akademik

Table Caption
Module Keterangan
Table Footer
Pendaftaran
Calon Mahasiswa Data entry untuk calon mahasiswa baru
List Total Calon Mahasiswa Daftar calon mahasiswa yang lulus seleksi dan yang tidak lulus
PMB Proses seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru
Jadwal USM Data jadwal Ujian Seleksi Masuk
Konversi
Permohonan Konversi Entry data permohonan dan proses konversi nilai mahasiswa pindahan
MK Asal Data mata kuliah asal perguruan tinggi
PT Asal Data asal perguruan tinggi
Master Mapping Konversi Data mapping mata kuliah di perguruan tinggi asal dan internal
KBM - Kegiatan Belajar Mengajar
Kelas Data pembagian kelas
Jadwal Data jadwal kuliah
Absensi & NIlai Data absensi mahasiwa dan nilai
Civitas
Mahasiswa Database mahasiswa
Cuti Kuliah Entry dan proses permohonan cuti
Wisuda Data asal perguruan tinggi
Alumni Data Alumni
Dosen Data Dosen
Studi
Kartu Rencana Studi Entry dan Pengelolaan data Kartu Rencana Studi
Kartu Hasil Studi Entry dan Pengelolaan data Kartu Hasil Studi
Transkrip Entry dan Pengelolaan data Transkrip Nilai
Kurikulum
Kurikulum Master Data Kurikulum (Paket MK per semester)
Mata Kuliah Master Data Matakuliah
Konfigurasi
Ruangan Master Data Ruang Kuliah
Fakultas Master Data Fakultas
Program Studi Master Data Program Studi
Tahun Akademik Master Data Tahun Akademik
Semester Master Data Semester
Nilai Master Data Range Nilai
Yudisium Master Data Range Yudisium
Jenis Pelanggaran Master Data Jenis Pelanggaran
Pembayaran Master Data Pembayaran
Jenis Pendaftaran Master Data Jenis Pendaftaran
Beasiswa Master Data Beasiswa
Import
MataKuliah, Kurikulum Import data awal mata kuliah dan kurikulum dari data CSV DIKTI
Lulus/ Cuti/ DO Mahasiswa Import data awal status mahasiswa dari data CSV DIKTI
Mahasiswa / KRS Import data awal mahasiswa dan KRS nya dari data CSV DIKTI
Nilai Mahasiswa Import Data Awal Nilai Mahasiswa dari data CSV DIKTI

Fitur Utama

  • Registrasi Calon Mahasiswa
  • Pengelolaan Data Invoice dan Pembayaran Ujian Saringan Masuk
  • Proses Ujian Saringan Masuk
  • Seleksi Calon Mahasiswa
  • Data Mahasiswa
  • Cetak KTM
  • Pengelolaan Data Kelas
  • Pengelolaan Data Jadwal Kuliah dan Dosen Wali
  • Pengelolaan Data Kartu Rencana Studi (KRS)
  • Pengelolaan Data Kartu Hasil Studi (KHS)
  • Pengelolaan Data Invoice dan Pembayaran Uang Kuliah
  • Pengelolaan Data Nilai Ujian, Ulangan, dll
  • Cetak KHS
  • Pengelolaan Data Tugas Ahir
  • Pengelolaan Data Transkrip Akademik
  • Cetak Transkrip Akademik
  • Pengelolaan Data Yudisium
  • Pengelolaan Data Wisuda
  • Pengelolaan Data Alumni

CONTOH TAMPILAN

Form Calon Mahasiswa

Proses Seleksi Calon Mahasiswa

Jadwal Ujian Saringan Masuk

Proses Konversi Mata Kuliah Mahasiswa Pindahan

Absensi Mahasiswa

Kartu Rencana Studi

Master Kurikulum

Form Registrasi Online Web

Portal Web Mahasiswa

Untuk melihat data tagihan uang kuliah, bangunan, upload tugas, data nilai, berita dan sebagainya.