Sistem ini bisa mengelola data anggaran per unit kerja (RKAT), realisasi anggaran, uang persediaan (UP), tambahan uang persediaan (TUP), surat permintaan pembayaran (SPM), surat perintah membayar (SPP), surat pertanggungjawaban belanja (SPTB), daftar usulan kegiatan (SUK), sp2d, monitoring realisasi anggaran, uang muka perorangan, laporan akuntasi, dlsb

Pendahuluan

Sistem anggaran diperlukan oleh sebuah institusi untuk mengontrol perencanaan dan penyerapan anggaran setiap kegiatan pada setiap Unit Kerja.

Rencana kegiatan dan anggaran biasanya dituangkan dalam suatu dokumen Rencana Anggaran dan Kegiatan Tahunan (RKA) atau Rencana Operasional Anggaran (ROA) atau nama lainnya, namun pada intinya dokumen tersebut mendefinisikan detail nama-nama mata anggaran kegiatan yang akan dikerjakan oleh setiap Unit Kerja (Fakultas, Prodi, Satuan Kerja, dan lain sebagainya) dan besarnya anggaran untuk melaksanakan kegiatan tersebut.

Untuk memudahkan analisa dan monitoring, definisi kegiatan dikelompokkan menjadi beberapa tingkat yaitu:

  • Level Kebijakan
  • Level Komponen Kebijakan atau Program
  • Level Kegiatan
  • Level Unit Kerja
  • Level Mata Anggaran Kegiatan

Dengan pengelompokan tersebut kita dapat mengetahui total anggaran pada setiap level dengan level paling detail pada Unit Kerja dan Mata Anggaran Kegiatan.

Selama periode anggaran berjalan, maka akan terjadi penggunaan anggaran untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Disini perlu dilakukan monitoring terhadap besarnya jumlah yang digunakan dan berapa sisa anggaran untuk masing-masing kegiatan per Unit Kerja.

Benefit

Dengan mengimplementasikan sistem Anggaran, maka benefit yang didapatkan oleh Institusi adalah sebagai berikut:

  • Proses perencanaan, penentuan, dan pengesahan anggaran per Mata Anggaran Kegiatan per Unit Kerja dapat dilakukan lebih cepat karena menggunakan sistem online paperless
  • Pada saat setiap Unit Kerja meminta pencairan anggaran, sistem otomatis akan mengecek sisa anggaran untuk Unit Kerja tersebut sehingga dapat diketahui jika terjadi over limit anggaran.
  • Monitoring penggunaan anggaran terjadi secara realtime, jadi user atau manajemen kapanpun dapat melihat anggaran, realisasi, dan sisa anggaran per Unit Kerja, per Mata Anggaran Kegiatan, per Komponen/Program, maupun per Kebijakan.
  • Proses permohonan dan dan persetujuan pencairan anggaran dilakukan secara online realtime paperless sehingga Unit Kerja dapat melaksanakan kegiatannya dengan lebih awal.
  • Pelaporan ke jurnal akuntansi terjadi secara otomatis sehingga bagian Akuntansi hanya perlu memverifikasi data yang masuk saja tanpa harus mengklasifikasikan satu per satu transaksi untuk menghasilkan laporan keuangan.

Fitur Module Anggaran

Table Caption
Module Keterangan
Table Footer
Anggaran
ROA Entry data Rencana Operasional Anggaran untuk menentukan anggaran per Mata Anggaran Kegiatan per Unit Kerja per Perioda
ROA Detail Tampilan detail Rencana Operasional Anggaran untuk menampilkan data anggaran dikelompokkan berdasarkan Kebijakan, Program, Kegiatan, dan/atau Unit Kerja
Transaksi
UUDP Transaksi permintaan Uang Muka / Uang Untuk Dipertanggung Jawabkan, yaitu permintaan uang kegiatan sebelum dapat ditentukan alokasi tujuan Mata Anggaran Kegiatan-nya
SPP Surat Permintaan Pembayaran, entry data untuk permintaan uang sesuai dengan Mata Anggaran Kegiatan
SPTB Surat Pertanggung Jawaban Belanja, entry data pertanggungjawaban belanja anggaran, untuk mencatat biaya definitif dan Journal Akuntansi
Investasi Entry data pengeluaran anggaran untuk keperluan Investasi
Transaksi Kas
Kas Masuk Entry data transaksi kas masuk per Unit Kerja
Kas Keluar Entry data transaksi kas keluar per Unit Kerja
Laporan
CashFlow Jurusan Laporan proyeksi Cashflow Per Unit Kerja Prodi/ Jurusan
CashFlow Fakultas Laporan proyeksi Cashflow Per Unit Kerja Fakultas, rekap semua Prodi di bawahnya
Pencapaian Kinerja Kegiatan Monitoring penyerapan anggaran
Master Data
Kategori Kebijakan Master Data Kategori Kebijakan
Kebijakan Master Data Kebijakan
Komponen/Tahapan Master Data Komponen Kebijakan/ Tahapan/ Program
Kegiatan Master Data Kegiatan
Cost Type Master Data Cost Type (bahan habis pakai, overhead, outsourcing, sewa, dan lainnya)
Jurusan/Prodi Master Data Prodi
Fakultas Master Data Fakultas
Unit Kerja Master Data Unit Kerja
Budget Number Master Data Mata Anggaran Kegiatan
Tri Dharma PT Master Data Tri Dharma Perguruan Tinggi
COA Master Data Chart of Account Akuntansi
CashFlow COA Master Data Chart of Account untuk Proyeksi Cashflow
Sumber Dana Master Data Sumber Dana (DIPA, Dana Masyarakat)

SCREENSHOT

Daftar Kegiatan Anggaran

Breakdown Kegiatan

Mata Anggaran Kegiatan

Rencana Operasional Anggaran/ Bidang Pendidikan

Rencana Operasional Anggaran/ Bidang Pemasaran

Rencana-Operasional-Anggaran-Investasi

Rencana-Operasional-Anggaran-Overhead

Surat-Permintaan-Pembayaran

erp_slide